Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 29 septembre 2025

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Vroom (« nous », « notre », « nos ») s’engage à protéger vos renseignements personnels. La présente Politique explique quelles informations nous recueillons, comment et pourquoi nous les traitons, avec qui nous les partageons, où elles sont stockées, combien de temps nous les conservons, comment nous les protégeons, ainsi que la façon dont nous mettons à jour cette Politique.

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Conformité : Nous nous conformons aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modernisée par la Loi 25) et, le cas échéant, la LPRPDE (PIPEDA).

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1) Quelles informations nous recueillons

Nous pouvons recueillir les catégories de renseignements personnels suivantes :

• Identité et contact : prénom, nom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale.

• Réservations : date/heure de réservation, produits/services réservés, préférences, commentaires, historiques de visites.

• Paiements : mode de paiement, montants, identifiants de transaction, jetons de paiement (les numéros complets de carte sont traités par Square et ne sont pas conservés par Vroom).

• Communications : messages envoyés via nos formulaires, courriels, enregistrements de consentements.

• Données techniques (lors de l’utilisation de notre site/app) : adresses IP, identifiants d’appareil, type de navigateur, pages consultées, cookies et technologies similaires.

• Sécurité & exploitation : journaux (logs) système, événements liés à la sécurité.

• Contenus visuels et préférences marketing (optionnel) : images/vidéos (p.ex., sécurité), préférences marketing.

2) Comment nous recueillons les informations

• Directement auprès de vous : au moment d’une réservation, d’un achat en ligne ou sur place, lors de la création d’un compte, ou lorsque vous nous contactez.

• Automatiquement : via cookies, journaux serveur et balises web lors de la navigation sur notre site.

• Auprès de nos fournisseurs : données de réservation via Resova; données de paiement et statuts de transaction via Square.

3) Pourquoi nous recueillons les informations (finalités et bases légales)

• Fournir nos services : créer et gérer vos réservations (via Resova), traiter vos paiements (via Square), exécuter vos commandes.

• Service client : répondre à vos demandes, gérer les annulations et remboursements.

• Sécurité et prévention de la fraude : vérifications, détection d’activités suspectes.

• Amélioration et analytics : comprendre l’utilisation de nos services pour les améliorer.

• Marketing (facultatif) : vous envoyer des offres si vous y avez consenti; vous pouvez vous désabonner en tout temps.

• Conformité légale : obligations fiscales, comptables et réglementaires.

4) Avec qui nous partageons les informations

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les communiquons seulement :

• Fournisseurs de services :

  • Resova (réservations) : gestion des disponibilités, confirmations, rappels.

  • Square (paiements en ligne et sur place) : traitement sécurisé des transactions; conservation des jetons de paiement et des identifiants de transaction.

  • Hébergement/Cloud et TI : infonuagique, sauvegardes, sécurité, envoi d’infolettres (le cas échéant).

• Autorités : si la loi l’exige, pour répondre à des demandes valides, prévenir la fraude ou assurer la sécurité.

• Transferts d’entreprise : en cas de fusion, acquisition ou vente d’actifs (avec garanties contractuelles).

Nous exigeons contractuellement de ces partenaires qu’ils protègent les renseignements et les utilisent uniquement aux fins convenues.

5) Où sont stockées les informations (transferts hors Québec/Canada)

Nos systèmes et ceux de nos fournisseurs peuvent être situés au Canada, aux États‑Unis ou dans d’autres juridictions. Lorsque des renseignements sont transférés hors du Québec/Canada, nous évaluons les risques et mettons en place des mesures contractuelles (p. ex., clauses de protection des données) et techniques appropriées. Vos renseignements peuvent être accessibles aux autorités de ces juridictions en vertu de leurs lois.

6) Combien de temps nous conservons les informations

Nous appliquons des calendriers de conservation fondés sur la finalité :

• Dossiers de réservation et de transaction : généralement 7 ans (exigences comptables/fiscales).

• Comptes inactifs : 24 mois après la dernière interaction, puis suppression/anonymisation.

• Journaux techniques et sécurité : 12 à 24 mois.

• Marketing (courriels) : jusqu’au retrait de votre consentement ou 24 mois sans interaction.

Lorsque la conservation n’est plus nécessaire, nous supprimons ou anonymisons les données de façon sécurisée.

7) Comment nous protégeons les informations (sécurité)

Nous appliquons des mesures organisationnelles, techniques et physiques adaptées :

• Contrôles d’accès fondés sur le besoin de savoir, gestion des rôles et journalisation.

• Chiffrement en transit (TLS) et au repos lorsque pertinent.

• Sauvegardes et reprise après sinistre.

• Tests de sécurité et mises à jour régulières.

• Sensibilisation du personnel et engagements de confidentialité.

• Pour les paiements, Square applique des normes strictes de sécurité du secteur (PCI DSS). Vroom ne stocke pas les numéros complets de cartes.

Malgré ces mesures, aucun système n’est totalement exempt de risques. Nous gérons les incidents de confidentialité conformément à la loi (avis à l’Autorité/aux personnes lorsque requis).

8) Vos droits (accès, rectification, consentement, portabilité, décisions automatisées)

Selon la loi, vous disposez notamment des droits suivants :

• Accès et rectification de vos renseignements personnels.

• Retrait du consentement pour les activités qui reposent sur celui‑ci (p. ex., marketing).

• Portabilité des renseignements (lorsque applicable).

• Opposition ou limitation de certains traitements basés sur l’intérêt légitime.

• Renseignements sur les décisions automatisées, le cas échéant, et droit de demander l’intervention humaine.

Pour exercer ces droits, contactez‑nous (voir section Contact). Nous pourrions vérifier votre identité avant de répondre.

9) Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies essentiels pour faire fonctionner le site et, avec votre consentement, des cookies d’analytics et de performance. Vous pouvez gérer vos préférences via notre bannière de consentement ou les réglages de votre navigateur. Le refus des cookies non essentiels peut limiter certaines fonctionnalités.

10) Mineurs

Nos services ne s’adressent pas intentionnellement aux personnes de moins de 14 ans. Si nous apprenons que nous avons recueilli des renseignements concernant un mineur sans consentement parental requis, nous prendrons des mesures pour les supprimer.

11) Modifications ou mises à jour de la Politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique afin de refléter des changements légaux, techniques ou opérationnels. Si les changements sont importants, nous vous en aviserons (p. ex., avis sur le site, courriel) avant leur entrée en vigueur lorsque la loi l’exige. La date de la « Dernière mise à jour » en haut du document indique la version la plus récente.

12) Contact

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)
Nom : Pierre-Luc Therriault
Courriel : info@vroomsimulation.com
Adresse postale : 100, boul. des Lanternes suite 205, Brossard, Qc, J4Y 0N7
Téléphone : 450-818-8300

Nous répondrons à votre demande dans les délais prévus par la loi.

Résumé des principaux fournisseurs

• Resova : plateforme de gestion des réservations (collecte : informations de réservation, contact; rôle : sous‑traitant).

• Square : traitement des paiements en ligne et sur place (collecte : informations de paiement et antifraude; rôle : sous‑traitant/partenaire de paiement; Vroom ne conserve pas les numéros complets de carte).

Note : Cette Politique ne remplace pas les politiques de confidentialité de Resova et Square. Nous vous invitons à les consulter pour comprendre leurs pratiques respectives.